Un supervisor redacta un memorando de sanción disciplinaria después de la tercera llegada tarde de un colaborador. Escribe algo como «por mal comportamiento y falta de compromiso» y lo hace firmar el mismo día, sin darle tiempo de responder. Meses después, cuando esa acumulación de llamados de atención sirve de base para un despido, un juez laboral revisa ese memorando y encuentra que nunca describió hechos concretos ni le dio al trabajador oportunidad real de defenderse. El despido termina siendo declarado sin justa causa —no porque la empresa no tuviera razones, sino porque el documento que debía sustentarlas no cumplía lo mínimo exigido.
Ya hablamos antes de las etapas del debido proceso disciplinario que exige la reforma laboral. El memorando es, en la práctica, donde esas etapas se convierten en un documento real —y donde más errores se cometen.
Un memorando mal redactado no protege a la empresa: la expone. Descubra cómo Conextempo gestiona la documentación disciplinaria de sus clientes como parte de la administración de talento humano.
Qué debe contener un memorando de sanción disciplinaria para ser válido
Un memorando no es una nota informal: es el documento que, en un eventual proceso judicial, demuestra que la empresa actuó conforme a la ley. Para que cumpla esa función, debe incluir como mínimo:
- Identificación completa del empleador (razón social, NIT) y del trabajador (nombre, cédula, cargo).
- Fecha y lugar en que se emite.
- Descripción detallada de los hechos concretos que motivan el llamado —qué pasó, cuándo y cómo—, no una valoración general de la conducta del trabajador.
- Referencia a la norma o disposición incumplida: el reglamento interno de trabajo, el contrato o el Código Sustantivo del Trabajo.
- Constancia de que se surtió el procedimiento de descargos antes de imponer la sanción.
- Firma del empleador y un espacio para que el trabajador confirme que lo recibió.
(Esta es una lectura general con fines informativos; el contenido exacto que debe llevar cada memorando puede variar según el reglamento interno de cada empresa, por lo que conviene validarlo con su asesor laboral.)
Por qué describir los hechos de forma genérica invalida el memorando
Frases como «mal comportamiento», «falta de compromiso» o «actitud negativa» no describen un hecho: describen una opinión. Un memorando válido debe poder responder qué ocurrió exactamente, en qué fecha y de qué forma afectó la operación —por ejemplo, «llegó 40 minutos tarde el 12 de marzo sin justificación previa», no «tiene problemas de puntualidad». Esta diferencia parece de forma, pero es precisamente lo que un juez revisa primero cuando evalúa si el memorando sirvió como soporte real de una sanción o de un despido posterior.
Cuánto tiempo debe dar la empresa al trabajador para presentar sus descargos
La reforma laboral (Ley 2466 de 2025, que modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo) estableció un mínimo de cinco días hábiles para que el trabajador prepare su defensa antes de que la empresa tome una decisión. Sancionar sin haber citado antes a descargos —o sin darle ese tiempo mínimo— es uno de los errores más frecuentes, y uno de los que con más facilidad anula una sanción ante un juez laboral.
¿Su empresa tiene un formato estandarizado para citar a descargos, o cada área lo redacta a su manera? Conozca cómo Conextempo estandariza estos procesos dentro de la administración de talento humano de sus clientes.
Qué hacer si el trabajador se niega a firmar el memorando
La negativa a firmar no invalida la sanción, siempre que la empresa deje constancia adecuada de que intentó notificarla. Las opciones más usadas son:
- Entregar el documento en presencia de dos testigos, que firmen un acta dejando constancia de la entrega y de la negativa.
- Enviarlo por correo certificado a la dirección registrada del trabajador.
- Dejar constancia notarial de la negativa a firmar.
Es importante recordar también lo contrario: que el trabajador firme el memorando no significa que esté de acuerdo con su contenido, solo confirma que lo recibió. Por eso el peso real de la validez recae en cómo se documentaron los hechos, no en la firma en sí.
Cómo la acumulación de memorandos puede respaldar un despido con justa causa
La ley no fija un número exacto de memorandos que «activen» un despido. Lo que realmente importa es si los hechos acumulados, en conjunto, configuran una justa causa según el artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo. Una serie de llamados de atención por la misma falta puede respaldar esa decisión, pero cada memorando debe sostenerse por sí solo —con hechos concretos y el debido proceso agotado— porque un solo documento mal elaborado puede debilitar toda la cadena.
Qué pasa si su empresa sanciona sin haber citado antes a descargos
Cuando esto ocurre, un juez laboral puede anular la sanción directamente. Y si esa sanción hacía parte de la justificación de un despido posterior por reincidencia, el despido puede terminar siendo calificado como sin justa causa, con las consecuencias económicas que eso implica para la empresa. Este es, en la práctica, el error que más casos termina costando: no por falta de razones de fondo, sino por saltarse el orden del procedimiento.
Preguntas frecuentes sobre el memorando de sanción disciplinaria
¿Un memorando por correo electrónico es válido?
En general sí, siempre que quede constancia del envío y del contenido enviado. Aun así, conviene revisar si el reglamento interno de su empresa exige un medio específico de notificación.
¿Qué pasa si mi empresa no tiene un reglamento interno de trabajo que contemple los memorandos como sanción?
El reglamento interno debe establecer la escala de faltas, las sanciones y la forma de aplicarlas. Si su empresa no lo tiene actualizado, conviene revisarlo antes de aplicar sanciones que puedan quedar sin respaldo documental claro.
¿Cómo ayuda Conextempo con este tipo de documentación?
Nuestro equipo de administración de talento humano estandariza y gestiona los procesos disciplinarios de nuestros clientes, incluyendo la redacción de memorandos que cumplen con los requisitos legales vigentes, para reducir el riesgo de que una sanción termine invalidada por un error de forma.
Conclusión
Un memorando de sanción disciplinaria bien redactado no es un formalismo: es lo que sostiene, o hunde, un proceso disciplinario completo cuando llega a revisión judicial. La diferencia entre un documento válido y uno que expone a la empresa suele estar en los detalles —hechos concretos, plazos respetados, constancia del proceso— más que en la gravedad de la falta misma.
Contar con el aliado correcto en gestión de talento humano puede marcar la diferencia entre una contratación exitosa y un riesgo laboral evitable. En Conextempo gestionamos esta documentación como parte de la administración de talento humano de nuestros clientes, para que cada sanción quede respaldada desde el primer paso.
