Si el reglamento interno de trabajo de su empresa todavía refleja la normativa anterior, no es solo un documento desactualizado: es una contingencia activa. La Ley 2466 de 2025 fijó junio de 2026 como plazo máximo para que los empleadores colombianos ajustaran su reglamento interno de trabajo (RIT), y muchas empresas llegaron a esa fecha sin haberlo actualizado. Las consecuencias van desde investigaciones administrativas y requerimientos del Ministerio del Trabajo hasta el riesgo de que una sanción disciplinaria o un despido queden sin sustento jurídico en la primera inspección o demanda laboral.
Desde Conextempo acompañamos a empresas en Bogotá y Cundinamarca en la gestión de sus procesos de personal, y uno de los errores que más vemos en este momento es exactamente ese: áreas de talento humano que saben que deben actualizar el reglamento pero no tienen claridad sobre qué cláusulas cambiar, cómo hacer el proceso formal ni qué riesgos concretos tienen mientras no lo hacen.
Este artículo explica con precisión qué debe incorporar el reglamento actualizado, cómo completar el proceso formal de publicación y qué errores evitar para que el documento sea oponible frente a sus trabajadores. También cubre un punto que genera confusión frecuente: qué dispone realmente el Decreto 223 de 2026 y por qué muchas empresas lo buscan con expectativas equivocadas.
Un reglamento interno desactualizado puede convertir un despido con justa causa en uno sin ella ante un juez laboral. Conozca cómo Conextempo apoya la administración de talento humano de su empresa para que ese riesgo no quede abierto.
Qué exige la Ley 2466 de 2025 al reglamento interno de trabajo
Quiénes están obligados y qué plazo aplica
La obligación de tener un reglamento interno de trabajo aplica según el tamaño y tipo de empresa. Están obligadas las empresas comerciales con más de cinco trabajadores permanentes, las industriales o mixtas con más de diez, y las agrícolas, ganaderas o forestales con más de veinte. Si su empresa supera estos umbrales, el reglamento no es opcional.
La Ley 2466 de 2025 fijó un plazo de doce meses desde su entrada en vigor para que los empleadores ajustaran su reglamento. Ese plazo venció el 25 de junio de 2026. Las empresas que ya superaron esa fecha siguen obligadas a actualizar: el vencimiento no elimina la exigencia, solo amplía la exposición frente a una inspección o una demanda.
Las cláusulas que no pueden faltar en el reglamento interno de trabajo 2026
La Ley 2466 amplió el contenido obligatorio del artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo. El reglamento debe reflejar, según corresponda a la actividad y tamaño de la empresa, los siguientes temas:
- Procedimiento disciplinario con garantías de defensa y debido proceso.
- Jornada laboral, recargos, descansos y trabajo en días de descanso obligatorio.
- Nuevos permisos remunerados creados por la reforma.
- Igualdad, inclusión y no discriminación, incluida la prevención de acoso y violencia.
- Ajustes razonables para personas con discapacidad dentro de las actuaciones disciplinarias.
- Reglas sobre teletrabajo y desconexión digital.
- Medidas de apoyo a mujeres víctimas de violencia de género, cuando correspondan.
No todas estas materias aplican igual a todas las empresas. El tamaño, el sector y la forma de organización determinan cuáles deben desarrollarse con mayor detalle. Lo que no puede hacerse es dejar el reglamento en blanco frente a alguna de estas categorías si la operación las involucra.
El nuevo estándar disciplinario: qué debe incluir el proceso para que sea válido
El artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466, es el que más cambios introduce — y el que más impacta en el día a día de las áreas de talento humano. La norma establece un conjunto de garantías que el proceso disciplinario debe respetar en su totalidad:
- Comunicación escrita clara de los hechos imputados.
- Entrega de las pruebas al trabajador.
- Citación a descargos con un mínimo de cinco días de anticipación.
- Oportunidad real de controvertir las pruebas.
- Decisión motivada y recursos procedentes contra ella.
Un procedimiento disciplinario que no cumpla estas etapas puede invalidar sanciones y despidos. Si el reglamento interno de trabajo de su empresa aún describe un proceso anterior que no contempla todas estas garantías, cada medida disciplinaria aplicada con ese procedimiento es vulnerable a ser impugnada. Lo explicamos con más detalle en nuestro artículo sobre el memorando de sanción disciplinaria y su papel como soporte legal de cada actuación.
Qué dice realmente el Decreto 223 de 2026 sobre el RIT
Su alcance es prácticas laborales, no el reglamento en general
El Decreto 223 de 2026 tiene un objeto preciso: reglamentar las prácticas laborales y el contrato de aprendizaje, sustituyendo el capítulo correspondiente del Decreto 1072 de 2015. Muchas empresas lo buscan pensando que modifica el contenido general del reglamento interno de trabajo, pero ese no es su alcance. El decreto no establece una lista nueva de cláusulas obligatorias ni modifica la forma de publicación o entrada en vigor del reglamento.
Qué sí aplica: empresas con aprendices o practicantes vinculados formativamente
El Decreto 223 sí tiene efecto concreto para empresas que vinculan estudiantes mediante una vinculación formativa no laboral. A esos estudiantes no les aplica el reglamento interno de trabajo de la empresa ni, en el sector público, el Código General Disciplinario. El régimen disciplinario que los rige es el de su institución educativa.
La distinción clave es entre vinculación formativa y contrato de aprendizaje. El contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial a término fijo: el aprendiz sí queda sujeto a las reglas del reglamento interno de trabajo compatibles con su naturaleza, como horarios, seguridad y disciplina. El practicante con vinculación formativa, en cambio, no es trabajador, y el reglamento no debe aplicársele como si lo fuera. Si su empresa tiene ambas figuras, necesita diferenciarlas con claridad tanto en los contratos como en el reglamento.
Pasos formales para actualizar y publicar el reglamento interno de trabajo 2026
Del borrador a la adopción interna: lo que debe quedar documentado
El primer paso es revisar y redactar la nueva versión ajustada a la Ley 2466. Antes de redactar, verifique si existe pacto, convención colectiva o fallo arbitral que condicione el contenido: en esos casos, el empleador no puede actuar de forma completamente autónoma. Una vez lista la versión, formalice la adopción mediante acta, resolución o decisión de gerencia con fecha expresa.
No se requiere aprobación previa del Ministerio del Trabajo, pero sí conservar los soportes de adopción con fecha, número de versión y derogatoria expresa del reglamento anterior. Sin esa documentación, es difícil demostrar cuándo y cómo se tomó la decisión.
Publicación en los 15 días siguientes: física y virtual
Dentro de los quince días siguientes a la elaboración o modificación del reglamento, debe publicarse en dos copias legibles en dos sitios distintos y visibles del lugar de trabajo: carteleras, áreas comunes o entradas. Las Circulares 081 y 082 de 2026 del Ministerio del Trabajo precisan que también debe habilitarse un medio virtual de acceso permanente: intranet, plataforma corporativa, repositorio digital o correo corporativo.
Guarde evidencia de ambas publicaciones: fotografías de las carteleras, capturas del medio virtual y constancias de comunicación individual. Esa evidencia es tan importante como el documento mismo.
Plazo de objeciones y fecha de entrada en vigor
Los trabajadores y el sindicato, si existe, tienen quince días hábiles desde la publicación para presentar objeciones a las cláusulas que consideren contrarias al Código Sustantivo del Trabajo. La empresa debe recibir, evaluar y responder cada objeción. El reglamento solo produce efectos frente a los trabajadores una vez publicado y comunicado correctamente. Conviene fijar la fecha de vigencia después de cerrar ese ciclo de objeciones, no antes.
En muchas empresas con las que trabajamos, el reglamento lleva años sin actualizarse — no porque no lo sepan, sino porque no han tenido quién lo gestione. Escríbanos por WhatsApp y evaluemos juntos qué tan expuesta está su empresa hoy.
Lista de verificación antes de publicar el reglamento interno de trabajo 2026
Antes de fijar las copias en las carteleras y subir el archivo al medio virtual, revise estos diez puntos:
| # | Punto de verificación |
|---|---|
| 1 | ¿El documento tiene fecha de aprobación y número de versión? |
| 2 | ¿Deroga expresamente el reglamento anterior? |
| 3 | ¿El procedimiento disciplinario refleja los pasos del artículo 115 reformado por la Ley 2466? |
| 4 | ¿Incluye reglas sobre teletrabajo y desconexión digital? |
| 5 | ¿Contempla los nuevos permisos remunerados creados por la reforma? |
| 6 | ¿Tiene cláusulas de igualdad y no discriminación? |
| 7 | ¿Incorpora ajustes razonables para personas con discapacidad en actuaciones disciplinarias? |
| 8 | ¿Existe un canal de denuncias por acoso con garantías de confidencialidad? |
| 9 | ¿Están preparadas las evidencias de la publicación física y virtual? |
| 10 | ¿Se comunicó a los trabajadores la fecha de entrada en vigor? |
Qué pasa si el reglamento no está al día: riesgos concretos
Multas, sanciones inválidas y pérdida de respaldo probatorio
Los riesgos de mantener un reglamento interno de trabajo desactualizado no se limitan a una multa administrativa. La consecuencia más frecuente y de mayor impacto práctico es que una sanción disciplinaria o un despido queden sin sustento si la conducta no estaba tipificada en el reglamento vigente o si el procedimiento aplicado no respetó las garantías de la reforma.
Un reglamento desactualizado puede convertir un despido con causa justa en uno sin ella. Si el juez determina que el procedimiento disciplinario no respetó el artículo 115 modificado, la terminación puede declararse sin justa causa, con las indemnizaciones que correspondan. Además, un reglamento que no fue publicado ni comunicado correctamente pierde valor probatorio y no puede oponerse al trabajador como si hubiera sido debidamente informado.
Los vacíos más comunes que generan demandas laborales
Las áreas de mayor exposición son predecibles:
- Ausencia de reglas sobre teletrabajo y desconexión digital: genera reclamaciones por horas extra no reconocidas.
- Falta de canales de denuncia por acoso laboral: expone a la empresa frente a quejas ante el Ministerio del Trabajo.
- Procedimiento disciplinario sin garantía de audiencia: puede anular cualquier sanción aplicada, incluyendo despidos que tenían causa real.
- Reglamento que no contempla los nuevos permisos remunerados: deja sin sustento las decisiones de negar esas solicitudes.
Para identificar qué falta, construya una matriz de cambios con estas categorías: disciplina y debido proceso, acoso y violencia, jornadas y descansos, permisos y licencias, teletrabajo y desconexión, seguridad y salud, e igualdad e inclusión. Cada categoría donde el reglamento actual tenga vacíos es una contingencia activa.
Cómo aplica el reglamento interno de trabajo al personal temporal en misión
Qué rige a los trabajadores en misión y quién es responsable del reglamento
Este es un punto que genera confusión frecuente, especialmente en empresas que trabajan con personal en misión a través de una empresa de servicios temporales. La relación funciona así: la empresa temporal es el empleador formal del trabajador; la empresa usuaria es quien ejerce la subordinación material durante la misión.
El reglamento interno de trabajo de la empresa usuaria rige las condiciones de trabajo en su sede: horarios, normas de convivencia, seguridad y protocolos operativos. Las obligaciones laborales principales, incluida la tramitación de sanciones disciplinarias, corresponden a la empresa temporal.
Si la empresa usuaria detecta un incumplimiento del trabajador en misión, debe informarlo a la empresa temporal. Esta es quien adelanta el proceso disciplinario conforme a su propio reglamento interno de trabajo y al debido proceso que exige la Ley 2466. La usuaria puede solicitar el retiro o reemplazo del trabajador según el contrato comercial celebrado con la empresa temporal.
Por qué las empresas que contratan personal temporal también deben revisar su reglamento
La implicación práctica es directa: si el reglamento interno de trabajo de la empresa usuaria no está actualizado conforme a la Ley 2466, las normas internas que rigen la convivencia y las condiciones de trabajo en su sede tampoco son oponibles al personal en misión. Las reglas sobre seguridad, jornada y conducta en las instalaciones quedan sin respaldo normativo claro, y cualquier medida apoyada en ellas puede ser cuestionada.
En Conextempo asumimos las responsabilidades laborales y de seguridad social del personal suministrado. Eso no reemplaza la obligación de la empresa usuaria de tener su propio reglamento en regla — las dos cosas van juntas.
Conclusión
Actualizar el reglamento interno de trabajo no es un trámite burocrático: es la base legal que sostiene cada sanción, cada terminación de contrato y cada política interna de la empresa. La Ley 2466 de 2025 fue clara en sus exigencias y en el plazo. Si el reglamento de su empresa todavía no refleja el nuevo estándar disciplinario, las reglas de teletrabajo, los mecanismos de inclusión o los permisos creados por la reforma, cada día que pasa representa una contingencia abierta.
Contar con el aliado correcto en gestión de talento humano puede marcar la diferencia entre una contratación exitosa y un riesgo laboral evitable. En Conextempo acompañamos a nuestros clientes en este tipo de procesos, para que el cumplimiento no quede en el papel sino en una gestión que realmente los proteja.
